Od AML testu k programu, který obstojí při kontrole
Čtyři kroky, ve kterých systém připravuje, hlídá a eviduje. Vy schvalujete a rozhodujete. Odborník řeší jen výjimky.
- 01 Jak jste na tom dnes
Posouzení
AML test má nejvýše 12 otázek. Zjistí, čím se vaše firma zabývá, kolik a jakých máte klientů a jak je dnes kontrolujete. Vyhodnocení se řídí pevnými pravidly: na stejné odpovědi dostanete vždy stejný výsledek.
Výsledkem je skóre od 0 do 100, slovní hodnocení a seznam nedostatků seřazených podle priority, u každého s doporučeným dalším krokem. Kde automatické vyhodnocení nestačí, například u zakládání společností nebo poskytování sídla, výsledek to výslovně uvede a projdeme to s vámi.
Výstup Skóre a seznam nedostatků
- 02 Program na míru vaší firmy
Nastavení
Potvrdíte rozsah činnosti: obory, služby, typy klientů, způsob, jakým s klienty jednáte, a jak často pracujete s hotovostí. Systém podle verzovaných pravidel sestaví požadavky, kontroly, seznam nedostatků a kalendář povinností.
Připraví hodnocení rizik povinné osoby a šest dokumentů vnitřních zásad. Co systém neví, označí k doplnění. Dokumenty si projdete, upravíte a schválíte. Schválenou verzi už nelze změnit.
Výstup Schválený program a zásady
SchválenoHodnocení rizik povinné osobyVerze 2 · připraveno podle vašich služeb a klientůRizikový faktor Podklad Hodnocení Produkty a služby Účetnictví, daňová evidence Nízké Klienti Zahraniční vlastníci u 6 % klientů Střední Zeměpisné oblasti ČR, EU Nízké Distribuční kanály Osobně Nízké § text ze systémuupraveno firmouK doplnění: odpovědná osoba● Neměnná verzePotvrzení a41f…09c2Ing. Jana Přibylová · schvaluje za vedeníověřeno dvoufázově - 03 Každodenní práce s klienty
Provoz
Nový klient dostane pozvánku do klientského portálu. Vyplní své údaje, vlastnickou strukturu, účel obchodního vztahu a původ prostředků a nahraje doklady. Každý soubor projde antivirovou kontrolou.
Systém zkontroluje, zda je vše vyplněné, prověří klienta v sankčních seznamech a v seznamech politicky exponovaných osob a navrhne míru rizika. Odpovědná osoba případ posoudí a rozhodne, případně si vyžádá doplnění nebo ho předá výš.
Výstup Uzavřený případ s rozhodnutím
Čeká na rozhodnutíBalkan Trade Partners s.r.o.Odpovědná osoba: Ing. Marie Dvořáková- Údaje od klienta
- Vyplněno v klientském portálu Kompletní
- Skutečný majitel
- Marko Petrović · 70 % přes BTP Holdings Ltd (CY)
- Zbývající podíl
- 30 % bez doloženého vlastníka Je třeba doplnit
- Prověrka v sankčních seznamech
- Podobně znějící jméno v sankčním seznamu EU (shoda 0,91) K posouzení
- Riziko klienta
- Systém navrhuje: vysoké· zatím nerozhodnuto
● Každý krok se zapisujekdo · kdy · pročzáznamy provázané otiskem - 04 Průběžně a při kontrole
Přezkum
Stávající klienty systém podle nastaveného plánu opakovaně prověřuje. Hlídá termíny povinností, roční školení i přezkumy zásad. Vedení dostává zprávu o skutečném stavu programu, včetně toho, co chybí.
Když přijde kontrola, zvolíte rozsah a systém sestaví podklady ke zvolenému dni. Přiloží i soupis otisků všech souborů.
Výstup Podklady pro kontrolu
Co je potřeba udělatSeřazeno podle termínu · každý úkol má odpovědnou osobu14. 7.Pravidelná kontrola klientů3 klienti se středním rizikemPo termínu21. 7.Roční AML školení zaměstnanců4 z 18 lidí zatím nedokončiliBlíží se31. 8.Přezkum vnitřních zásadPostup identifikace klienta, verze 3NaplánovánoDenněOpakovaná prověrka klientůSankční seznamy a PEP · 214 klientůDnes 6:0012. 1.Pravidelný přezkum programuCelý AML program, jednou ročně2027● Termíny vycházejí z programu a rizika klientanic nemusíte držet v hlavě
Co systém smí a co ne
| Úkon | Systém |
|---|---|
| Vysvětlit, shrnout, navrhnout úkol | Smí |
| Připravit podklad k rozhodnutí | Smí |
| Schválit vnitřní zásady nebo hodnocení rizik | Nesmí, rozhoduje člověk |
| Stanovit konečné riziko klienta | Nesmí, rozhoduje člověk |
| Rozhodnout o navázání nebo ukončení obchodního vztahu | Nesmí, rozhoduje člověk |
| Uzavřít shodu v sankčním seznamu | Nesmí, rozhoduje člověk |
| Podat oznámení podezřelého obchodu | Nesmí, rozhoduje člověk |
Co předložíte
Podklady se sestaví ke zvolenému dni. Obsahují program, verze zásad i s jejich schválením, přehled případů, rozhodnutí o prověrkách, školení a zprávy pro vedení. Oznámení podezřelých obchodů, kopie dokladů ani interní poznámky v nich nikdy nejsou.
- Profil organizace
- Program a hodnocení rizik
- Verze vnitřních zásad a jejich schválení
- Kontroly a neodstraněné nedostatky
- Přehled klientů a případů
- Prověrky a rozhodnutí odpovědné osoby
- Školení a osvědčení
- Zprávy pro vedení
- Kalendář povinností
Nikdy neobsahují: oznámení podezřelých obchodů, kopie dokladů totožnosti ani interní poznámky.
Časté otázky k provozu
Kdo nese odpovědnost za AML program?
Povinná osoba, tedy vaše firma, a to bez ohledu na to, jakého dodavatele využíváte. AML Way vám pomáhá tuto odpovědnost unést: každé rozhodnutí, které zákon vyhrazuje člověku, schvalujete vy a systém k němu uchová podklady i auditní stopu.
Co když přijde kontrola?
Sestavíte podklady pro kontrolu: všechny verze zásad i s jejich schválením, hodnocení rizik, záznamy o kontrolách klientů, školení a auditní stopu. Doložíte tak, že postupy u vás skutečně fungují. Výsledek kontroly ale zaručit nemůžeme a neslibujeme ho.
Musíme přestat používat nástroje, které už máme?
Ne. AML Way převezme jen AML agendu: evidenci, kontroly, termíny a dokumentaci. Ostatní software používáte dál.
Nahradí systém naši odpovědnou osobu?
Ne. Ušetří jí rutinu, tedy hlídání termínů, přípravu podkladů a evidenci, aby se mohla věnovat rozhodování a výjimkám. Její role podle zákona se nemění.
Co se stane s našimi daty, když skončíme?
Data patří vám a můžete si je kdykoli vyexportovat. Po skončení smlouvy na to máte ještě 30 dní, potom data smažeme. Záznamy o klientech musíte podle AML zákona uchovávat 10 let, proto si je před ukončením exportujte, nebo se s námi dohodněte na jejich dalším uchování.
Podívejte se, co by se u vás změnilo
AML test ukáže konkrétní nedostatky a u každého doporučí další krok.